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OA协同办公介绍

从企业的发展来看,企业的信息化进程经历了通信面应用、部门级应用、企业级应用和企业电子生态体系四个阶段。

企业信息化进程中出现的问题
纵观企业的IT应用,我们可以看到很多问题:

针对这些问题,我们需要有效解决:信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化、信息非个性化

• 信息的不断膨胀

信息社会带来的结果是信息爆炸,大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀,平均每12-18个月就会扩展一倍,这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。如何有效的处理这些信息成为很多管理者和员工的头疼问题?

 

• 大量信息孤岛的存在

随着计算机系统的普及,很多企业先后都采用各种相互独立的网络系统、应用系统(文档管理,邮件管理,人事管理,销售管理等),在部分提高了效率的同时,这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍,它们缺乏一个统一的界面,没有相互连接的信息渠道,数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上,只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据。为了查找一个问题,一般会要在各个系统中不停的切换,才能找到自己想要的信息。孤岛的存在越来越给企业的整体信息化带来了屏障。

 

• 信息的非结构化

对大多数企业来说,结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右,其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说,往往一个备忘录、一封邮件等这些"死角"里会隐藏了非常重要的信息资源。

 

• 缺少个性化的信息

董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等,这些都是企业信息的提供者和需求者,而他们所切入的角度和关注重点是不一样的,这种"个性化"体现在各个方面,如:内容(一般的知晓/情报)、频率(例外/定期/持续)、结构(同类文件/各种来源的文件)、安全(加密/公开)、存取(个人/团队/公司)、集成(内部/集成/外部)等等。而现在的企业信息化系统往往是"千人一面",只实现了"如果你肯找,最终反正能找到"的这样一种被动式、大众化的信息提供方式,而没有实现个性化的信息存取。

管理软件不协同可能带来的问题

 

• 整体效率低下

高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息,从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等;

任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握;

传统事务处理方式手续烦杂,效率低下;

 

• 工作运转不畅

企业机构分布广泛,传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求;

 

• 信息流通不畅

人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系,信息流通不畅;

 

• 职责不明确

一个软件不能提供信息的相关联,很容易在公司内部产生很多职责和分工的不明确,导致整个客户的抱怨没有人去及时处理,大家不知道对方在处理什么事务,不知道自己怎么协助别人来完成同一个任务。

 

• 信息的不完整

信息的完整性对一个企业来讲是特别重要的事件。一个员工的离职,导致很多有用信息的缺失,对管理层不能了解问题具体出在什么地方。但我们的信息能完整保存的话,很多问题很被避免。
 

提供的整体方案

协同管理应用平台模型结构如图:

任何企业是一个有机的整体,都是以人为中心来运作;企业内的信息点都是强相关联(人,财,物,信息,外部资源),并以自身相适应的工作流来运转。

 

如果把一个企业比喻成一个独立的单个人话,企业中的人力资源应该是人体的心脏,一个企业的动力最终来自我们宝贵的人力资源,而与企业运作有关的机制(各种工作流程)是我们企业整个血脉,如果相关业务流程没有打通就很有可能导致企业的某些机能的丧失。

 

在协同管理应用平台中,人力资源和工作流程模块想当于整个系统的心脏和血脉。 人体的其他器官:手,眼,脚,耳等功能器官看似独立的系统,但他们是强相关联的,协同运作来服务整个个体,相应的一个企业的各个职能部门(包括包括的客户和合作伙伴),他们同样是强相关的,各个部门只有协同工作的时候,企业才能顺畅运转。

 

在协同管理应用平台整体架构设计的时候同样采用这样的思想,系统中的功能模块:知识管理,客户关系管理,项目管理,资产管理,财务管理,人力资源管理和工作流程管理统一调配下协同为企业的运作服务。

 

一个软件能不能称的上协同管理应用平台,并不是这个软件系统包括很多功能模块,各类功能模块的简单堆积不能称为协同。正如一个企业虽然各类部门齐全,但不能为公司同一个目标协同运作,那么这样的部门只是形同虚设。协同管理应用平台整体软件模型设计就采用了协同管理的思想,做到各个管理功能模块强相关联,对用户来讲处理一个信息不需要知道它是属于哪个模块来管理,在同一界面他只要提交这个信息就可以,协同管理应用平台就能自动提交到相关的模块来处理他的请求信息。
 

系统整体架构

协同管理应用平台总体框架图

协同管理应用平台由八大模块组成,分别是知识文档管理、人力资源管理、客户关系管理、项目管理、资产管理、财务管理、工作流程管理、数据中心。
知识文档管理:搭建企业的知识库,为知识的积累,共享和创新提供一个平台。
人力资源管理:有效组织和管理企业的员工,以及他们的工作。
客户关系管理:将客户集成到服务、销售、产品和财务等视角中,获得对客户360度的观察。
项目管理:全面管理项目涉及的人、财、物,控制项目进度,规避项目风险。
资产管理:对资产进行有效管理,全程跟踪。
财务管理:宏观到微观的财务数据展现,帮助企业分析、决策。
工作流程管理:电子化企业工作流程,打通业务运作各个环节,提升企业运营效率。
数据中心:实时汇集各种经营数据,机逆行能够统计分析以支持决策。
协同办公平台提供给不同的访问群体不同的门户。门户集成了企业内、外部的信息,使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的信息,进行个性化的应用。

系统模块构成

协同管理应用平台包括八大模块:知识文档管理,人力资源管理,客户关系管理,项目管理,资产管理,财务管理,工作流程管理,数据中心管理。八个模块像人体的各个功能器官,协同为企业的日常运作提供强劲动力。
协同管理应用系统的整体模块构成如下:


• 知识文档管理模块:
是存储企业电子数据的基础,它可以让所有的知识文档在同一个平台上运作,在一个中央数据库中统一存储和管理各种信息和现有业务。在这个模块中,你可以轻松创建,存储,搜索你需要的文档(合同,方案书,产品说明书等任何可以以文字表达下来的信息),并以个性化的组织创建企业整个的知识管理库。还可以管理公司的内部网站和外部网站,并可设计灵活多样的信息门户。同时, 还提供多种知识管理工具以提升企业对知识的分享、积累、创新和利用。
 

• 客户关系管理模块:

所有与公司有业务往来的外部单位和个人都可以在这个模块中进行管理。通过客户关系管理系统,将客户集成到服务、销售、产品和财务组织中,真正获得对客户360度的观察。将客户关系管理深入到企业的各个部门中,通过与系统其他模块的集成,实现了企业内外部双向的信息交流和业务处理,从而使企业内部的人员和客户真正连接在一起,显著提升了企业的客户管理。
 

• 资产管理模块:

公司内部所有有价值的资产(固定资产,无形资产),公司产品和公司对外提供的服务都可以在这个模块中进行管理。对资产进行规范化的管理, 实现资产的申购、借用、盘点、出入库等相关功能,跟踪资产整个生命周期内的使用情况,并提供多种角度的对资产的分析。通过资产管理模块可以方便查询资产的当前价值和历史价值,还可以将对外产品和服务的相关信息通过Intranet和Internet发布到相应的门户中(客户门户,分销商门户,代理商门户和公司的外部网站),让相关的外部资源来共享信息。
 

• 项目管理模块:

企业可以根据实际情况实现合理的项目运作,对项目的人、财、物进行恰当的分配和管理。还可以管理各种会议,并可自动启动相关的工作流。通过项目管理模块,项目经理可以掌控所有的项目信息(计划,资金,物质,人员,进程),跟踪整个项目的生命周期,全程监控项目的进展,管理与项目相关的活动,并从矩阵视图观察组织的效能。
 

• 人力资源管理模块:

人力资源是整个系统的核心,所有信息的运作都是以"人"为中心来展开的。除了传统的人力资源管理的功能外,更为重要的是通过与其他模块的协同工作,实现人力资源管理的全方位化和个性化。在人力资源管理中,如果找到某一个员工,那么这个员工在公司内的所有痕迹都能被提取出来,例如有关的文档,客户,资产,产品,服务,项目,工作任务以及有关的财务信息在相关权限控制下展现在你的面前,为科学的分析人员的情况,制订人力资源策略提供强大的工具。
 

• 工作流程管理模块:

是打通其它各个模块的"血脉",是系统协同性的本质表现。与人力资源管理相结合,制订基于人员角色和权限的各种企业电子化流程,对内部以及外部业务处理采取电子化管理动作,包括一般的公文流转,合同会签,资金的申请,费用的报销,物品的领用,车辆的调用和办公流程等都能在模块中进行定制,业务流程的可灵活定制性是整个系统的优势;还可通过与其他模块的协同工作完成相关数据库的更新,全面提升工作效率。
 

• 财务管理模块:

除了处理日常的财务事件外,还可通过Intranet 和Internet 自动采集各地分公司代表处的相关数据进行处理,向管理层提供整个公司的财务信息分析,让管理层从宏观面上掌握整个公司的业绩表现,在线分析各组织的效能,并可层层追溯到最详细的财务信息。
 

• 数据中心模块:

提供了类似万能报表的功能,该功能主要为了提升集团管理公司的管理职能,方便集团公司随时了解和监控下属分子公司或关联企业的运营情况,集团管理总部可通过数据中心实时汇集下属公司财务、生产、销售、人事、成本、收益等方面的数据,并汇总到总部,利用数据中心提供的分析工具对下属公司的营运进行分析,协助集团管理者做出决策。


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